Cara Membuat Email Penawaran Ekspor Untuk Dikirim Ke Buyer

Ketik kita sedang mencari buyer atau telah mendapatkan buyer maka tentu kita harus komunikasi dengan mereka. Apabila rekan-rekan sudah kirimkan email tetapi ternyata belum dapat jawaban dari mereka mungkin ada kesalahan dari email kita.

Mari kita sama-sama cari tahu email penawaran ekspor yang benar itu seperti apa? 

Menunggu jawaban email kita dari buyer tentu menjadi suatu hal yang membosankan tetapi mungkin dalam benak kita mereka belum membuka email kita atau ternyata email kita sudah dibuka tetapi mereka bingung setelah membaca email kita. Perlu kita pahami bahwa para buyer itu adalah orang yang sibuk jadi tentunya kita harus mengirimkan email yang cukup singkat padat dan jelas.

Kenapa harus menggunkana email karena email ini adalah media yang paling ampuh saat ini dan menjadi media yang paling umum dalam dunia perbisnisan atau dalam dunia ekspor-impor. Rata-rata mereka para  buyer yang kita incar ada di seluruh dunia, potensi custumer lebih dan luas dan biaya relative murah.

Membuat Email Penawaran Ekspor

Namun tentunya tidak hanya kita hanya sekedar menulis email. Tentu kita harus pahami mengenai email yang diterima oleh para buyer tersebut. Ada beberapa hal yang harus kita perhatikan untuk mengirimkan email yang menarik perhatian  bagi para buyer.

1. Email Profesional

Email yang kita gunakan harus kita gunakan adalah email yang profesional dan email ini tidak harus email yang berbayar. Namun bisa juga menggunakan email gratisan seperti menggunakan Gmail atau Yahoo. Perlu diperhatikan rekan-rekan sekalian bahwa jangan gunakan email-email yang tidak rasional atau lebih baik kita buat email baru yang menunjukkan identitas kita dan identitas Perusahaan kita maupun identitas produk.

Gunanya agar mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi siapa pengirim email tersebut.

2. Email yang subjektif

Subjek email adalah hal utama yang dilihat oleh para buyer atau para pembaca email kita. Subject email akan menentukan apakah email tersebut akan dibuka oleh si buyer atau tidak. Tentunya subject email harus lengkap namun detil ringkas dan menarik perhatian mereka. 

3. Alamat Buyer 

Cek alamat email buyer kita dan jangan sampai ada kesalahan titik dan koma nya karena apabila ada kesalahan maka tentu email kita tidak akan sampai di tangan buyer. 

4.  BCC atau Blend copy karbon 

Merupakan tembusan yang tidak diketahui oleh penerima utama. Kita bisa mencantumkan email kita yang lain di bcc ini.  Tujuannya untuk mengecek email kita terkirim atau tidak.

5. Jenis dan ukuran font

Perlu diperhatikan bentuk fontnya artinya jangan terlalu kecil atau juga jangan terlalu besar yang memudahkan buyer untuk membacanya.

6. Bahasa formal

Harus menggunakan bahasa formal karena kita tidak tahu siapa membaca email kita bisa saja itu si pemilik perusahaan atau bagian stafnya. Maka lebih baik kita gunakan email formal untuk sekaligus menunjukkan bahwa ini adalah email bisnis atau email profesional.

7.  Greeting

Menggunakan salam atau greeting yang baik. Hal ini wajib kita lakukan jadi apabila kita mengetahui siapa penerima email kita sebaiknya nama mereka kita cantumkan diemail tersebut. Hal ini membuat para buyer merasa lebih di perhatikan oleh kita. 

8. Isi Gmail utamanya

Tentu kita harus memperkenalkan diri kita secara singkat dan jelas sehingga yang paling utama adalah informasi mengenai diri, Perusahaan dan produk kita. Mungkin kita bisa sekaligus menawarkan apa produk utama yang menjadi keunggulan dari perusahaan kita di email tersebut. Sertakan juga link website sehingga buyer tinggal klik saja dan masuk kedalam website kita sehingga mendapatkan informasi yang lebih jelas dan lebih utuh.

9. Penutup

Terakhir yaitu penutup seperti sampaikan ucapan terima kasih kepada buyer kita dan harapan supaya mereka bisa menghubungi kita, bisa melalui email ataupun nomor whatsApp yang di cantumkan di dalam email tersebut.

Mengenai lampiran tersebut pada email kita ada link dari website yang terhubung atau link dari lampiran yang kita harapkan buyer bisa membacanya. Apabila memang harus kita lampirkan di email tersebut maka agar email tersebut tidak berat maka sebaiknya kita pastikan bahwa lampiran kita itu filenya tidak besar rata-rata sekitar dua MB. Sehingga buyer berkeinginan mau mendownloadnya dan akhirnya membaca lampiran kita tersebut. 

Demikian Tips dan trik supaya email penawaran ekspor kita agar dibaca oleh para buyer.

Cara Deal  Order

Bagi yang khawatir dengan bahasa Inggrisnya kurang baik   maka tidak perlu khawatir karena kita tinggal copy paste di Google Translate yang dengan mudah kita mendapatkan terjemahannya. Cuman tinggal edit sedikit saja dan apabila masih ada kesalahan dalam bahasa Inggris maka kita tidak khawatir buyer juga akan memahaminya karena kita tidak berasal dari negara mereka. 

Tentunya rekan-rekan sekalian jangan khawatir untuk melakukan komunikasi dengan para buyer sehingga terjadi yang namanya deal order.